¿Has participado alguna vez en un fórum de almacén lleno de historias de desastrosas discrepancias en los inventarios? Si es así, entonces sabes lo importante que es mantener un registro actualizado y consistente, todo el día, todos los días.

Afortunadamente ahora tenemos sistemas de gestión de almacenes (WMS) que permiten la gestión centralizada de tareas.

Un sistema de gestión de almacenes (WMS) es una aplicación de software diseñada para respaldar y optimizar la funcionalidad del almacén y la gestión del centro de distribución. Estos sistemas facilitan la gestión en su planificación diaria, organización, dotación de personal, dirección y control de la utilización de los recursos disponibles, para mover materiales dentro y fuera de un almacén, mientras apoyan al personal en el desempeño del movimiento de materiales en y alrededor de un almacén.

 

¿Qué puede hacer un sistema de gestión de almacenes?

Al principio, los sistemas de gestión de inventario de almacén solo podían proporcionar funciones simples, en su mayoría solo información de ubicación de almacenamiento. Hoy en día, el alcance de la funcionalidad del WMS puede variar enormemente, desde las mejores prácticas básicas desde la recepción, almacenaje, preparación de envíos y distribución hasta programas sofisticados que coordinan interacciones avanzadas con dispositivos de manipulación de materiales. Este sistema rastrea las mercancías y el inventario a medida que se mueven por su almacén, comenzando en los andenes de carga si es necesario. Aprovechar esta tecnología permite a todos los trabajadores realizar un seguimiento de cada componente, ya sea que se reciba, surta o envíe.

 

Características de los sistemas de gestión de almacenes.

Los primeros sistemas de gestión de almacenes sólo ofrecían funcionalidades sencillas referentes al lugar de almacenamiento. Las aplicaciones del WMS actuales pueden ser tan complejas en datos que requieren ser ejecutadas por personal especializado. Los sistemas de gama alta pueden incluir tecnologías de seguimiento como la Identificación por Radiofrecuencia (RFID) y el reconocimiento de voz.

Existen diferentes tipos de WMS que varían desde la implementación hasta la complejidad del mismo. Algunas empresas pequeñas pueden usar una serie simple de documentos impresos o archivos de hojas de cálculo, pero la mayoría de las empresas más grandes, desde pequeñas y medianas empresas (PYMES) hasta las grandes, usan software complejo. Algunas configuraciones de WMS están diseñadas específicamente para el tamaño de la misma, y muchos proveedores tienen versiones de productos WMS que pueden escalar a diferentes tamaños. Hay también las que crean su propio WMS desde cero, pero es más común implementar un WMS de un proveedor establecido.

Un WMS también se puede configurar para los requisitos específicos de la empresa o configurarse específicamente para los tipos de servicio que ofrece. Sin embargo, muchas funciones son comunes a los productos WMS, incluidas las siguientes:

• • • Diseño de almacén, que maximiza el espacio de almacenamiento y tiene en cuenta las diferencias en el inventario.
    • Seguimiento de inventario, para garantizar que las mercancías se puedan encontrar fácilmente cuando sea necesario moverlas.
    • Recepción y almacenamiento, para ayudar a los trabajadores del almacén a localizar mercancías.
    • Picking y embalaje, para guiar las tareas de recogida y embalaje de la forma más eficiente.
    • Envío que permite al WMS enviar conocimientos de embarque antes del envío, generar listas de empaque y facturas para el envío y enviar notificaciones anticipadas a los destinatarios.
    • Gestión laboral, que ayuda a los gerentes de almacén a monitorear el desempeño de los trabajadores
    • Gestión de patios y andenes, que ayuda a los conductores de camiones que ingresan a un almacén a encontrar los muelles de carga adecuados y también permite el cross-docking.
    • Informes, que ayudan a los gerentes a analizar el desempeño de las operaciones del almacén y encontrar áreas para mejorar.

En general las tipologías más populares de WMS son tres:

• • • Sistema autónomo
    • Basado en la nube
    • Módulos ERP

Sistema autónomo

Un sistema de gestión de almacén independiente es su sistema de tipo local típico que se implementa en el hardware y la red nativos de la empresa.

La mayoría de los sistemas WMS son paquetes independientes de terceros que deben integrarse con el resto de su software de gestión empresarial (como ERP). Si bien la integración de programas externos puede funcionar, el proceso a menudo está plagado de desafíos como la entrada de datos duplicados, retrasos y silos de información, problemas de interfaz y gastos de personalización. Estos sistemas suelen ser la opción de menor costo a largo plazo, pero carecen de los beneficios de una opción WMS más integrada.

Sistema basado en la nube

Un sistema de gestión de almacén en la nube es un software basado en la web que utiliza tecnología empresarial en la nube.

Los beneficios del software WMS basado en la nube incluyen una mayor flexibilidad, recuperación ante desastres, escalabilidad y seguridad. La computación en la nube también ofrece a los usuarios la posibilidad de recibir actualizaciones automáticas de software sin gastos de capital adicionales, lo que proporciona una mejor competitividad tecnológica.

Módulos ERP

Este tipo de solución proporciona EDI integrado, contabilidad, pedidos de ventas, MRP y gestión de envío sin interfaces complicadas que no sean de tiempo real.

 

De todas formas, no importa lo simple o compleja que sea la aplicación; el objetivo del sistema de gestión de almacenes sigue siendo el mismo: proporcionar la información necesaria para controlar eficientemente el movimiento de materiales dentro de un almacén.

 

Beneficios del sistema de gestión de almacenes

Todos tenemos grandes planes para nuestras empresas, lo que significa que los sistemas de gestión de almacenes son una necesidad, incluso si no está aprovechando todas y cada una de sus funciones desde el principio.  Aunque un WMS es complejo y costoso de implementar y ejecutar, las organizaciones obtienen beneficios que pueden justificar la complejidad y los costos. Estos beneficios incluyen:

• • • Reducción del tiempo de cumplimiento
    • Información actualizada en tiempo real
    • Mayor precisión del inventario
    • Mejor flexibilidad y capacidad de respuesta
    • Servicio al cliente mejorado
    • Disminución de los errores en la selección y el envío de mercancías
    • Mayor aprovechamiento del espacio
    • Mayor productividad del almacén
    • Escalabilidad para crecer con el negocio
    • Costo laboral reducido

Además, un sistema adecuado para la gestión de almacenes puede reemplazar su sistema de facturación obsoleto o lento actuando como una herramienta de comunicación, además de generar facturas con facilidad.

Cómo elegir el sistema de gestión de almacenes (WMS) adecuado

La eficiencia del almacén es un factor clave para lograr el máximo rendimiento y administrar eficazmente su cadena de suministro. Pero, como ya vimos, no todos los sistemas de gestión de almacenes son iguales. Echemos un vistazo a los factores y características clave a tener en cuenta:

• • • Soporte para múltiples métodos de recolección
    • Integración de back-office para compartir decisiones en toda la empresa.
    • Costo total de la propiedad: costos iniciales (compra e instalación) y costos de funcionamiento, mantenimiento y capacitación, costos del tiempo de inactividad y los cambios en las estrategias operativas y el diseño / infraestructura del almacén durante la instalación.
    • Facilidad de uso
    • Plataforma tecnológica
    • Capacidad de generación de informes avanzada
    • Capacidad de comercio electrónico, e integración con la tienda online
    • Actualizaciones de inventario en tiempo real
    • Escalabilidad para adaptarse al crecimiento empresarial futuro

Las crecientes expectativas de los consumidores y la mayor presión de la competencia están obligando a las empresas a reevaluar sus modelos comerciales y su postura tecnológica. El WMS adecuado debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a los modelos comerciales cambiantes, satisfacer los requisitos operativos y mantenerse al día con las mejores prácticas de la industria y los requisitos de cumplimiento normativo.

WMS en Pakmail

En Pakmail contamos con un WMS, a continuación te describimos sus características:

• • Sistema Online multiusuario
  • Interfases con diferentes sistemas
  • Control Multibodega: físicas y virtuales
  • Visualización 24/7 del Manejo de Materiales
  • Carrito de compras
  • Creación de Perfiles de Usuarios por las variables que requiera controlar el cliente:
    • • Por ciudad, región
      • Centro de costos
      • Por materiales, marcas o familias, eventos, usos
  • Control de Entradas:
    • • Codificación de Materiales
      • Fotografía de Materiales
      • Entrada con control por número de serie, caducidades, proveedor, etc
      • Etiquetado con código de barras para escaneo
      • Reporte de entradas diarias
      • Reingresos normales. cuarentena, servicios especiales
      • Materiales para armado de kits
  • Control de Inventarios, mínimos, máximos
  • Control de exhibidores por número de serie único
  • Almacenes de cuarentena
  • Punto de Reorden
  • Sistema PEPS, UEPS, etc
  • Consolidación de Materiales varios para armado de Kits
  • Generación de Pedidos y Salidas de materiales con control de cliente y direcciones
  • Evidencias físicas y virtuales de Entradas, Pedido y Salidas
  • Reportes directivos y operativos:
    • • Costos de almacenaje
      • Costos de insumos
      • Kardex por código o almacén
      • Saldos
      • Entradas/Salidas por día o semana
      • Catálogos de productos con fotografías, descripciones, dimensiones, embalaje.

Estamos seguros de que esto sumaría mucho a tu empresa, por lo que será un gusto para nosotros tener tus datos de contacto para que un ejecutivo especializado te ayude con tus necesidades.